Guide téléphonie

ETABLIR UN APPEL

Communication interne

• Décrochez votre poste et composez le numéro d'annuaire de votre correspondant (voir annuaire sur le WEB).

Départ sur le réseau public

• Pour joindre un correspondant extérieur, décrochez et composez le 0, puis composez le numéro de votre correspondant. REMARQUE : les différents postes sont soumis à une discrimination de numérotation - 4 types : postes internes, accès à la région parisienne et national, accès aux lignes GSM et accès à l'international.

Appel de l'opératrice du standard

• Décrochez et composez le 99.
• Attendez la réponse de l'opératrice.

Réémission du dernier numéro extérieur composé

• La mémorisation du dernier numéro extérieur composé est automatique. Pour rappeler ce numéro, vous devez composer le #19 ou utiliser la touche BIS de votre poste.

Rappel du dernier appelant local

• Cette faculté vous permet de rappeler le dernier appelant local qui a cherché à vous joindre et à qui vous n'avez pas répondu. Pour ce faire, décrochez et composez le #28.

VOTRE CORRESPONDANT EST INACCESSIBLE

Rappel automatique sur le poste intérieur occupé

• Si le poste de votre correspondant intérieur est occupé, vous pouvez obtenir son rappel automatique. Pour ce faire, composez le 5 puis raccrochez. Dès que votre correspondant aura raccroché vous serez rappelé. A votre réponse votre correspondant sera appelé à son tour.
• Pour ANNULER votre demande:
  • Quand un guide vocal vous le propose composez le 28.
  • Sinon appelez votre corrrespondant et raccrochez sans attendre sa réponse.
• Demande de rappel sur le poste intérieur libre
  • Si votre correspondant intérieur ne répond pas à votre appel, vous pouvez lui demander de vous rappeler. Pour ce faire, Composez le 5.
  • Si votre correspondant est équipé d'un poste muni d'un écran, il aura connaissance de votre appel par l'allumage de l'icône "MESSAGE". Sinon il sera directement acheminé vers vous quand il décrochera son poste.

EN COURS DE COMMUNICATION

Double appel

• Cette faculté vous permet, au cours d'une communication intérieure ou extérieure d'appeler un deuxième correspondant intérieur ou extérieur.Pour ce faire, composez le numéro d'annuaire de votre correspondant.
• En cas de non-réponse, pour retrouver votre correspondant en attente : Composez le 2.

• En cas d'occupation, pour retrouver votre correspondant en attente : Composez le 2. Annulation de double appel

• Cette faculté vous permet lorsque vous êtes en position de double appel de libérer définitivement la personne avec laquelle vous conversez afin de retrouver le correspondant en attente.
• Pour ce faire : Composez le 2.

Va-et-vient

• Après la réponse du correspondant appelé en double appel, vous pouvez converser alternativement avec l'un ou l'autre de vos deux correspondants. Chaque fois que vous voulez changer d'interlocuteur : Composez le 1.
• Vos deux correspondants ne sont jamais en communication ensemble.

Consultation d'un appel en attente

• Cette faculté vous permet, au cours d'une communication de répondre à un appel en attente (signalé par un "bip").
• Pour ce faire : Composez le #27.
• Pour revenir à votre premier correspondant : Composez le 1.

Transfert

• Après la manœuvre de double appel, le transfert permet de mettre en communication vos deux correspondants, à condition qu'ils ne soient pas tous les deux extérieurs.
• Le transfert peut se faire de deux façons :
  • Avec annonce, attendez la réponse de votre deuxième correspondant pour lui annoncer son interlocuteur, puis raccrochez.
  • Sans annonce raccrochez dès que vous entendez la tonalité d'appel du deuxième correspondant (ou la tonalité d'occupation). En cas de non-réponse, la communication si c'est un appel extérieur reviendra au standard. Si le deuxième correspondant n'a pas droit au transfert vous serez rappelé automatiquement.

Conférence à trois

• Après la réponse du correspondant appelé en double appel vous pouvez converser simultanément avec vos deux correspondants. Pour ce faire : Composez le 3.
• Pour annuler la conférence, effectuez la même manœuvre que pour la validation. Vous libérez ainsi le correspondant avec lequel vous étiez en conversation avant d'établir la conférence et vous revenez en communication normale avec l'autre correspondant.

Parcage

• Cette faculté vous permet de "mettre de côté" votre correspondant extérieur afin de le reprendre depuis un poste quelconque de l'installation.
  • Pour mettre en parcage : effectuer une mise en garde et composez le 27, suivi du numéro du poste destinataire. Si vous ne composez pas de numéro de destinataire votre correspondant sera mis en parcage par défaut sur votre propre poste.
  • Pour reprendre le parcage : décrochez et composez le 27, suivi du numéro du poste destinataire si celui-ci n'est pas le vôtre.

VOUS VOUS ABSENTEZ

Renvois

• Cette faculté vous permet d'orienter les appels qui vous sont destinés vers un poste de votre choix. Vous disposez de quatre types de renvoi. Si vous désirez valider un renvoi :

  • Immédiat inconditionnel : décrochez et composez le 21.
  • Immédiat sur occupation : décrochez et composez le 22.
  • Temporisé sur non-réponse : décrochez et composez le 23.
  • Temporisé sur non-réponse et immédiat sur occupation : décrochez et composez le 24. Ensuite composez le numéro du poste destinataire du renvoi avant de raccrocher.

• Pour annuler le renvoi, décrochez et :

  • Si vous êtes l'initiateur le 20.
  • Si vous êtes le destinataire composez le #22. puis le numéro du poste renvoyé.

• Renvoi immédiat à distance

  • Cette faculté vous permet, à partir de n'importe quel poste, d'orienter les appels qui vous sont destinés vers un poste de votre choix. Pour ce faire, décrochez et composez le #21, puis le numéro du poste destinataire, et enfin celui de votre poste avec le code personnel du poste renvoyé.

  • Pour annuler le renvoi décrochez et :
    • à partir de n'importe quel poste, composez le #20, puis le numéro du poste renvoyé et le code personnel de ce poste.
    • à partir de votre poste : composez le 20.
    • à partir du poste destinataire : composez le #22, puis le numéro du poste renvoyé et le code personnel de ce poste. Remarque : ce type de renvoi est soumis à autorisation du gestionnaire.

• Débordement sur poste associé

  • Le numéro associé est un poste particulier pour votre poste. En effet vos appels seront dirigés en cas de non-réponse ou d'occupation. (Ce peut être la messagerie vocale de numéro 7373). Lors de la création de ligne aucun poste associé n'est déclaré. Vous pouvez le faire par le code #23 + votre code personnel (si vous ne l'avez pas modifié c'est par défaut le 0000), puis le numéro de poste associé que vous souhaitez.
  • Pour valider le débordement composez le #24.
  • Pour annuler ce débordement décrochez et composez le #25. NOTA : Si un "débordement" et un "renvoi sur non-réponse" sont validés simultanément, tous les appels suivent le "renvoi".

  AUTRES FONCTIONNALITÉS TÉLÉPHONIQUES

Interception d'appel

Cette faculté vous permet de répondre depuis votre poste à un appel arrivant sur un poste dont le titulaire est absent. Décrochez et :

• Pour une interception individuelle composez le 25 suivi du poste désiré.
• Pour une interception de groupe composez le 26.

Rappel de rendez-vous

Cette faculté vous permet d'être appelé à une heure que vous avez programmée. Pour ce faire, décrochez et composez le #35 suivi de l'heure de rappel désirée (obligatoirement 2 chiffres pour l'heure plus 2 chiffres pour les minutes).

• Pour ANNULER la demande de rappel décrochez et composez le #36.

Verrouillage

Cette faculté vous permet d'interdire temporairement l'accès au réseau public à partir de votre poste.

• Pour valider le verrou décrochez et composez le #32.
• Pour effectuer une communication extérieure décrochez et composez le 0 suivi de votre numéro de code personnel puis du numéro de l'abonné extérieur.
• Pour ANNULER votre verrou, décrochez et composez le #32 suivi de votre numéro de code personnel.

Sortie de groupement de postes

Cette faculté vous permet de sortir momentanément votre poste du groupement auquel vous appartenez. Pour ce Faire, décrochez et composez le #13. Une tonalité spéciale vous confirme que votre poste est sorti du groupement. Pour réintégrer le groupement. décrochez et composez le #12. Un groupement de poste est réalisé par le gestionnaire de la téléphonie, généralement pour les postes recevant des appels d'un centre d'accueil.

SERVEUR TÉLÉPHONIQUE, RÉPONDEUR, ...

Numérotation fréquence vocale

Cette faculté vous permet au cours d'une conversation externe d'envoyer des informations en fréquence vocale (ex. pour consultation de répondeur téléphonique). Pour passer en numérotation fréquence vocale (cette manipulation n'est nécessaire que sur les postes de téléphones numériques et inutiles sur les postes dit simples) : avant de transmettre les codes qui vous sont demandés par le serveur que vous avez contacté, appuyez sur la touche * ou bien la commande FV sur les postes numériques avec afficheurs.

LA MESSAGERIE VOCALE

Renvoi vers la messagerie vocale

• Cette faculté vous permet d'orienter les appels qui vous sont destinés vers votre boîte vocale. Pour ce faire valider le renvoi de votre choix (chapitre RENVOIS), le numéro de destinataire à composer est le 11.
• Exemple: Pour un renvoi immédiat vers votre boite, composer le 21 11.
• Pour ANNULER le renvoi: décrochez et composez le 20.

Débordement sur la messagerie vocale

• Cette faculté est une variante du débordement sur un poste associé qui vous est offerte si le numéro d'appel de la messagerie est déclaré comme étant votre associé. En cas de non-réponse elle vous permet de valider le débordement de vos appels vers votre boîte vocale. Pour ce faire décrocher et composer le 24 11.
• Pour ANNULER le débordement décrochez et composez le 20.

Consultation des messages vocaux en attente

• Si vous avez reçu un ou plusieurs messages, le voyant message de votre poste clignote.
• Pour accéder à votre boite depuis un autre poste que le vôtre, composez le 11, puis le numéro de votre poste, et enfin votre numéro de code. Si des messages vocaux sont en attente dans votre boîte aux lettres, un guide vocal l'indique.
• Vous êtes ensuite aidé dans vos manœuvres par les guides vocaux.
• Vous pouvez consulter vous messages hors de l'université en appelant la messagerie avec un téléphone à fréquence vocale au 01 60 95 73 73.

Configuration de la boite vocale

• Votre boîte vocale à sa création nécessite une personnalisation qu'il vous est nécessaire d'effectuer avant sa première utilisation. Lors de votre première connexion en composant le 11 une assistance vocale vous aidera en vous demandant divers renseignements :

  • il vous sera demandé le numéro de passe temporaire fournit par le système : c'est votre numéro de poste (4 chiffres) + 00

  • vous devrez entrer votre code personnel (6 chiffres minimum) qui devra être différent de votre numéro de poste, de nombre aux chiffres qui se suivent comme par exemple 123456, … ; ces codes seront refusés par le système.

  • vous devrez ensuite enregistrer votre nom sert qui sert à confirmer votre boîte vocale lorsque l'on vous envoi un message

  • vous pourrez choisir d'enregistrer un message de bienvenue personnalisé ou bien le message du système.

IMPORTANT : faites bien les validations demandées jusqu'à cette étape sinon votre configuration ne sera pas enregistrée. La touche # qui est nommée "carré" dans l'assistance vocale sert à valider une action au contraire de * qui annule. Ces éléments de configuration sont modifiables à tout moment en utilisant L'OPTION 4 du menu principal de la messagerie vocale. (ATTENTION : cette option n'est pas citée dans l'assistance vocale).

    + Message d'absence prolongée: vous avez la possibilité d'enregistrer un message spécial lors d'une absence prolongée tout en conservant votre message courant que vous pourrez réactiver à votre retour.
    + Les messages déposés dans votre boîte aux lettres sont conservés 30 jours et le nombre de messages est limité à 20.

LA PERSONNALISATION DE VOTRE POSTE

Modification du code personnel

Cette faculté vous permet de changer votre numéro de code personnel. Pour ce faire, décrochez et composez le #31 suivi de votre numéro de code personnel actuel ; composez ensuite votre nouveau numéro de code. Par défaut votre code personnel est 0000 .

Modification du numéro associé

Cette faculté vous permet de changer de poste associe. Pour ce faire, Décrochez et composez le #23 suivi de votre numéro de code personnel. Ensuite, composez le numéro de votre nouvel associé.

GUIDES DES PRINCIPALES COMMANDES

Principales commandes

• 0 Appel extérieur

• 11 Appel de la messagerie vocale

• 13 Appel pour les dérangements téléphoniques

• 15 Appel vers l'infirmerie

• 17 Appel au poste de sécurité

• 20 Annulation des renvois

• 21 Renvoi immédiat inconditionnel

• 22 Renvoi immédiat sur occupation

• 23 Renvoi sur non-réponse

• 24 Renvoi immédiat de vos appels sur non réponse et sur occupation

• 25 Interception d'appel dirigé

• 26 Interception d'appel de groupe

• 27 Parcage et reprise de parcage

• 28 Annulation du rappel automatique sur poste occupé

• 29 Dépôt de message direct dans le messagerie vocale

• #11 Consultation de la messagerie vocale

• #12 Entrée de groupe

• #13 Sortie de groupe

• #19 Réémission du dernier numéro (bis)

• #20 Annulation du renvoi immédiat à distance

• #21 Renvoi immédiat à distance

• #22 Annulation de renvoi par destinataire

• #23 Modification du poste associé

• #24 Validation du débordement sur poste associé

• #25 Annulation du débordement sur poste associé

• #27 Consultation d'appel en attente

• #28 Rappel du dernier appelant local

• #31 Modification du code personnel

• #32 Cadenas

• #35 Rappel de rendez-vous

• #36 Annulation de rendez-vous

Il y a également une liste de 6 suffixes (à utiliser en cours de communication)

• 1 Va et Vient

• 2 Double Appel

• 3 Conférence à 3

• 5 Rappel sur non réponse / occupation

• 6 Attente sur occupation

• 7 Dépôt dans la messagerie vocale

Note: sur certains postes numériques, ces différentes fonctions sont déjà programmées.

IMPORTANT

• Sur les postes de marque Aastra SIP, l'accès à la touche # s'exécute uniquement en main libre.

• En cas de dysfonctionnement, veuillez faire une demande de travaux au Centre de Ressources Informatiques : https://ddt.u-pem.fr.

• En cas d'urgence, appelez le 13.