Messagerie "Partage"

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Filtrer ses courriels avec Partage

Qu'est ce qu'un filtre ?

Vous pouvez définir des filtres pour gérer les mails entrants et sortants. Un filtre est assorti d'une ou plusieurs conditions et d'une ou plusieurs actions. Si le mail satisfait les conditions, les actions indiquées sont exécutées. Vous pouvez mettre en place des filtres permettant certaines actions automatiques lors de la réception d'un message :

  • ranger le message dans un dossier
  • le marquer d'un tag
  • le faire suivre à une autre adresse
  • le supprimer
  • etc.

Comment créer un filtre ?

La création de filtres de messagerie se fait via l'aide de l'onglet Préférences.

  1. Ouvrez la page Préférences > Filtres.
  2. Cliquez sur Filtres message entrant ou sur Filtres message sortant.
  3. Sélectionnez Nouveau filtre.
  4. Dans la zone de texte Nom du filtre, saisissez un nom unique pour le filtre.
  5. Pour activer un filtre, cochez la case "Actif" dans le coin supérieur droit.
  6. Choisissez si le message doit satisfaire une condition quelconque ou toutes les conditions listé.
    • indifférent signifie que si un message satisfait l'une quelconque des conditions, l'action est effectuée.
    • toutes signifie que le message doit satisfaire toutes les conditions pour que l'action soit effectuée.
  7. Dans le menu déroulant, sélectionnez la partie du message à appliquer au filtre, par exemple le champ Objet ou De.
  8. Choisissez dans quelle mesure l'élément doit correspondre, par exemple contient ou correspond exactement.
  9. Saisissez ou sélectionnez les informations de comparaison, telles que la date, l'adresse mail ou la phrase. Les conditions ne sont pas sensibles à la casse.

    Par exemple, si vous avez sélectionné Objet : et Contient, et que vous avez saisi Réunion de personnel, tous les messages contenant Réunion de personnel sont filtrés. Le filtre détecte aussi Réunions de personnel ou Réunion de personnel aujourd'hui car vous avez choisi Contient et non Correspond exactement.

  10. (Facultatif) Pour ajouter des conditions supplémentaires, cliquez sur le bouton + et répétez les étapes ci-dessus. L'ordre des conditions n'est pas important.
  11. Dans Exécuter les actions suivantes, choisissez une action dans le menu déroulant.
  12. Selon l'action que vous sélectionnez, vous devrez peut-être accéder à un nom de dossier ou de tag.
  13. (Facultatif) Pour ajouter des actions supplémentaires, cliquez sur le bouton + et répétez l'étape ci-dessus. Les actions sont appliquées dans l'ordre dans lequel elles sont listées.
  14. La règle par défaut est d'arrêter la recherche de filtres correspondants après la première correspondance. Si vous voulez appliquer plusieurs filtres à un message, désélectionnez "Ne pas appliquer d'autres filtres".

    Remarque : généralement, une fois qu'il y a une correspondance, d'autres filtres ne sont pas appliqués car le mail peut subir plusieurs actions éventuellement contradictoires.

  15. Une fois que vous avez terminé la création de filtre, cliquez sur OK.

Exemple d'un filtre pour le SPAM

Le filtre ci dessous se déclenche quand l'objet du courriel contient le motif [SPAM ou le motif SPAM**. Chaque couriel repondant aux critères transféré dans la boite spam et marqué comme lu.

img_filtre_spam

Gérer ses Tags avec Partage

Qu'est-ce qu'un Tag ? Un tag (ou étiquette) est l'équivalent d'un drapeau, sauf que vous pouvez en créer plusieurs avec des significations différentes (Important, Personnel, Projet 12, ...). Après avoir créé un tag, vous pouvez l'appliquer à des mails, des contacts, des rendez-vous ou des tâches.. Une fois vos différents éléments "tagués" ils deviennent très simples de les retrouver quelque soit leur emplacement.

Création d'un tag

Plusieurs possibilitrés :

  • Vous pouvez créer un tag au moment où vous voulez taguer un message dans la liste des messages, cliquez sur le bouton droit de votre souris dans le menu dréroulant, choisissez Marquer le message->Nouveau tag. Saisissez un nom de tag dans la fenêtre qui apparait.
  • vous pouvez cliquer sur le bouton + dans la zone Tag et saisir le nom du nouveau Tag dans la fenêtre qui apparaît
  • vous pouvez tapez nt (Nouveau Tag) au clavier et saisir le nom du nouveau Tag dans la fenêtre qui apparaît

Dans chaque cas, le nouveau tag apparait dans la liste des tags et peut être appliquré à tout message ou contact. Les noms de tags peuvent comporter tous les types de caractère à l'exception des deux points (:), de la barre oblique (/) et des guillemets (").

Attribution d'un tag à un élément

Après avoir créé un tag, vous pouvez l'appliquer à un élément. Vous pouvez attribuer plusieurs tags à un élément pour le classer dans différentes catégories. Si un élément possède plusieurs tags, l'icône tag est multicolore. Seuls les tags qui ne sont pas encore appliqués à l'élément s'affichent.

  • Dans le panneau de contenu, cliquez avec le bouton de droit de la souris sur un élément.
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez Tag . Par exemple, le sujet peut être une "Conversation", cela s'affiche : Libeller la conversation.
  • Cliquez sur le tag à appliquer à'êlêment. Une icône tag s'affiche à côté de l'élément.

img_tags

Vous pouvez également appliquer un tag grâce à un filtre automatique de manière à ce que certains mails soient automatiquement tagués (étiquetés) dès leur réception

Comment effectuer une recherche par tag ?

Les tags disponibles sont dans la zone Tags qui s'affichent en dessous de la liste de vos mails/contacts (à gauche en bas de votre navigateur). Cliquer sur un tag et vous verrez tous les objets qui ont été assignés à celui-ci.

Ajouter un message d'absence automatique avec Partage

Comment ajouter un message de réponse automatique (du type message d'absence/répondeur) ?

Configuration

  1. Depuis le webmail, sélectionner l'onglet "Préférences"
  2. Dans l'arborescence de gauche, sélectionner "Hors du bureau"
  3. Cochez la case "Envoyer un message de réponse automatique".
  4. Saisissez le texte que vous souhaitez envoyer automatiquement à vos correspondants.
  5. Cochez et spécifiez une date de début (activation automatique) et une date de fin (désactivation automatique) pour l'envoi de ce message.
  6. Choisissez l'intitulé affiché dans le calendrier pendant la période concernée (Hors du bureau ou Occupé)
  7. Une fois la réponse automatique positionnée, je n'oublie pas d'enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" en haut de l'écran :

img_enregistrer

Attention :Par défaut, le message n'est envoyé à un même destinataire qu'une fois tous les 7 jours.

Exemple de message d'absence

img_message_absence

Migrer les contacts Thunderbird vers Partage

Avertissement Evitez les caractères guillemets " dans les informations de vos contacts dans Thunderbird. Si vous en avez mis, il vaut mieux les supprimer avant de faire l'import/export décrit ci-dessous. Dans le cas contraire, le transfert échouera.

Procédure de migration des contacts

  • Dans Thunderbird

    • ouvrez le carnet d'adresses
    • cliquez sur Exporter (menu outils), donner un nom à votre fichier d'export et choisissez le format "séparé par des virgules"
  • Dans Partage

    • Utilisez l'onglet Préférences -> Importer/Exporter > Import et sélectionnez le fichier d'export que vous venez de créer
    • Partage reconnaît automatiquement le format des contacts (extension .csv) et vous propose de choisir dans quel carnet d'adresse importer vos contacts.

Comment changer son mot de passe

  • Se rendre à l'URL https://passReminder.u-pem.fr
  • Lire la documentation notamment la page "Comment choisir un bon mot de passe"
  • Remplir les champs demandés
  • Valider en cliquant sur le bouton Modifier mot de passe

Comment choisir un bon mot de passe

Le mot de passe est un code personnel et confidentiel qui vous permet d’accéder à des équipements numériques et à vos données.

  • A l'université, le même mot de passe vous permet d'accéder à :

    • votre poste de travail
    • l'ENT et toutes les applications accessibles depuis celui-ci
    • le wifi
    • la messagerie électronique

Du fait du nombre important d'applications auxquelles il permet d'accéder, il est important, pour protéger vos informations personnelles, de choisir des mots de passe difficiles à retrouver à l’aide d’outils automatisés ou à deviner par une tierce personne.

La robustesse d'un mot de passe dépend de plusieurs critères

  • Sa longueur : il est conseillé d'utiliser des mots de passe d'au moins dix caractères.
  • Sa simplicité : 123456, 111111, Love, 0000, azerty... sont à proscrire, de même que les dates de naissance, le nom du chien ou toute autre information ayant un rapport direct avec votre vie privée. + De même, évitez d'utiliser des slogans ou des citations.
  • Le nombre de types de caractères différents : il est conseillé de mélanger des majuscules, des minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux
  • Sa durée de vie : un mot de passe est d'autant plus robuste qu'il est changé régulièrement (par exemple, tous les six mois)

Il y a deux méthodes simples pour choisir vos mots de passe

  • la méthode phonétique : "J’ai acheté 5 CDs pour cent euros cet après-midi" : ght5CDs%E7am
  • la méthode des premières lettres : "Allons enfants de la patrie, le jour de gloire est arrivé" : aE2lP,lJ2Géa!

Quelques conseils

  • Pas de mémo sur le clavier
  • Votre mot de passe est personnel et confidentiel. Ne le donnez à personne et ne le notez nulle part.
  • Un mot de passe différent pour chaque site
  • Ne cochez pas les cases "se souvenir du mot de passe" Alors que c'est très pratique de faire retenir à son navigateur, à son smartphone ou à son ordinateur ses mots de passe, c'est le moyen le plus simple pour quelqu'un d'avoir rapidement accès à vos comptes et données si votre outil est volé ou compromis. Décochez tout simplement l'option "se souvenir de moi" ou "rester connecté" et prenez les quelques secondes nécessaires pour écrire votre mot de passe.

Ne mordez pas à l’hameçon Soyez prudent avant de cliquer sur un lien qui vous invite à vous connecter avec vos identifiants, à changer votre mot de passe ou à fournir des informations personnelles, quelles qu’elles soient, même quand la provenance semble être un site web sûr. Il peut s’agir d’une tentative d’«hameçonnage» (phishing) et les informations que vous fourniriez iraient alors directement à un pirate informatique.

Assurez-vous que votre ordinateur est sécurisé Le meilleur mot de passe au monde ne sera pas d’une grande utilité si quelqu’un regarde par-dessus votre épaule, au sens propre comme au figuré, alors que vous le tapez ou si vous oubliez de vous déconnecter d’un ordinateur partagé. Des logiciels malveillants, y compris les logiciels espions de type « keyboard logger », qui capturent la saisie sur clavier, peuvent voler les mots de passe et d’autres informations. Pour renforcer la sécurité, assurez-vous que votre logiciel antivirus est à jour ainsi que votre système d’exploitation.

Verrouillez vos appareils mobiles Pensez également à utiliser un « mot de passe » sur votre téléphone mobile. La plupart des téléphones peuvent être verrouillés par un code, à taper obligatoirement pour pouvoir les utiliser. Les téléphones non verrouillés permettent à ceux qui les trouvent ou les volent de les utiliser, de voler vos informations personnelles, de passer des appels ou d’envoyer des messages en se faisant passer pour vous. Quelqu’un qui utiliserait votre téléphone pourrait envoyer des messages ou des images à caractère déplacé, qui vous feraient passer pour un harceleur auprès des personnes de votre carnet d’adresses.

Changer régulièrement On ne choisit pas un mot de passe à vie. Il est conseillé de le changer régulièrement : dans ce cas, même si un pirate arrive à le découvrir, il ne pourra pas s'en servir très longtemps.